Constructor de stands feriales en Núremberg

Estrategias y optimización de su presencia en la feria de Núremberg

Fase 1: Primeros pasos

• Evalúe y seleccione la feria: Considere cuidadosamente sus opciones y elija el evento ideal para cumplir sus objetivos.
• Establezca y apruebe un presupuesto: Defina su presupuesto de exposición y consiga las aprobaciones necesarias para su plan financiero.
• Presente la solicitud y el acuerdo: Rellene el formulario de solicitud de participación en la feria y ultime el contrato para confirmar su participación.

Fase 2: Diez meses antes

• Evaluar la documentación del expositor: Revise minuciosamente el paquete de documentación del expositor y asegúrese de cumplimentar a tiempo todos los formularios requeridos.
• Obtener el programa de la exposición: Obtenga de los organizadores el programa oficial de la feria, que le ayudará a planificar su participación.
• Confirme la participación en el evento del programa: Confirme la participación de su empresa en los actos empresariales o científicos pertinentes de la feria.
• Comunicación: Mantenga un estrecho contacto con los organizadores de la feria para estar al corriente de cualquier cambio o novedad.

Fase 3: Seis meses por delante

• Defina la oferta del salón: Describa con precisión los productos o servicios que desea exponer en el certamen.
• Reserve su espacio: Asegure su espacio en ESBAU modular (Centro de Exposiciones de Núremberg) para maximizar la visibilidad.
• Elabore un plan de promoción: Colabore con los equipos de publicidad y marketing para crear una estrategia promocional integral para su participación.
• Comparta los planes de eventos: Comunique a los organizadores sus eventos o actividades previstos para una coordinación perfecta.

Fase 4: Cuatro meses por delante

• Reúna a su equipo de la feria: Identifique a las personas que representarán a su empresa en el evento.
• Delegue responsabilidades: Coordine con los departamentos pertinentes la asignación de funciones y responsabilidades para cohesionar el proceso de preparación.
• Reunión presupuestaria: Convoque una reunión específica para revisar y aprobar el presupuesto final del evento.
• Prepárese para las relaciones públicas: Redacte comunicados de prensa convincentes con la ayuda de sus equipos de publicidad o relaciones públicas.
• Diseño del stand y materiales: Finalice el diseño de su stand y cree material promocional para el evento.
• Conseguir invitaciones: Obtenga tarjetas de invitación de los organizadores para su distribución.
• Planificación logística: Organizar el alojamiento y los viajes, incluidas las reservas de hoteles y vuelos.

Fase 5: Tres meses antes del evento

• Lanzar la campaña de marketing previa al evento: Lance una campaña de marketing específica para atraer visitantes a su stand.
• Relación con los medios de comunicación: Distribuya comunicados de prensa a los medios impresos para crear expectación e interés.
• Supervise los progresos: Evalúe periódicamente sus avances con respecto al calendario para garantizar un progreso constante.

Fase 6: A dos meses vista

• Evaluar la preparación: Celebre una reunión exhaustiva con su equipo de ferias para evaluar su grado de preparación y sincronizar esfuerzos con otras unidades de negocio.
• Amplifique el marketing: Aumente sus esfuerzos de marketing previos al evento enviando invitaciones personalizadas a clientes potenciales y existentes.
• Ajuste el personal: Ultime los horarios del personal, las condiciones de trabajo y las disposiciones relativas al personal temporal.
• Prepare las comunicaciones posteriores al evento: Organice los materiales para comunicarse con los clientes después de la feria.
• Confirmar el viaje y el alojamiento: Confirmar el alojamiento y las reservas de viaje, incluidas las estancias en hoteles y los detalles de los vuelos.

Fase 7: Un mes antes

• Organice sesiones de formación: Organice sesiones de formación para su personal a fin de dotarles de las habilidades y conocimientos necesarios.
• Envíe invitaciones recordatorias: Envíe recordatorios para fomentar la participación y la asistencia.
• Solicite los servicios necesarios: Solicite los servicios y equipos esenciales, como asistencia en la carga, seguridad y montaje técnico.
• Conseguir pases y cobertura: Conseguir pases de expositor y contratar los seguros necesarios.

Fase 8: En un plazo de dos semanas

• Prepare al personal: Inicie una formación exhaustiva de su personal para asegurarse de que está bien preparado para el evento.
• Coordine reuniones: Póngase en contacto con posibles clientes y socios para concretar los horarios de las reuniones durante el evento.
• Siguiendo meticulosamente estos pasos, construirá una base sólida para una aparición exitosa e impactante en la Nürnberg Messe.

Fase 9: Cuenta atrás final

• Finalice sus preparativos: Asegúrese de que todos los cabos sueltos están atados a medida que se acerca el evento.
• Prueba de funcionamiento: Realice una prueba de la configuración de su stand para identificar posibles problemas y hacer los ajustes necesarios.
• Confirme la logística: Confirme todos los preparativos logísticos, incluidos el transporte, el equipo y los materiales.
• Coordine al personal: Repase las funciones y responsabilidades con el personal para asegurarse de que todos están de acuerdo.
• Organice una reunión previa: Reúna a su equipo en una reunión informativa exhaustiva para sincronizar esfuerzos y abordar cualquier duda de última hora.

Fase 10: Hora del espectáculo

• Llegue pronto: Llegue temprano el día del evento para montar su stand y asegurarse de que todo está en su sitio.
• Atraiga a los asistentes: Cree un ambiente acogedor en su stand para atraer e implicar a los asistentes.
• Establezca contactos: Aproveche la oportunidad de establecer contactos con clientes potenciales, socios y compañeros del sector.
• Organice eventos: Organice los eventos que haya planeado, como presentaciones, demostraciones o talleres.
• Reúna clientes potenciales: Recopile activamente datos de contacto y pistas de los visitantes interesados.

Fase 11: Actividades posteriores al evento

• Informe al equipo: Después del evento, reúna a su equipo en una sesión informativa para comentar los aspectos positivos y las áreas susceptibles de mejora.
• Seguimiento: Póngase en contacto con los clientes potenciales y los contactos que haya obtenido durante el evento con mensajes de seguimiento personalizados.
• Evalúe los resultados: Evalúe el éxito de su participación analizando parámetros clave como la generación de contactos, la participación y el retorno de la inversión.
• Recopile opiniones: Solicite opiniones a su equipo y a los asistentes para obtener información que le permita introducir mejoras en el futuro.
• Planifique el año que viene: Comience a elaborar estrategias para su próximo evento, teniendo en cuenta las lecciones aprendidas y las nuevas oportunidades.

Si recorre cuidadosamente estas fases, se asegurará el éxito de la feria y sentará las bases para un crecimiento y un éxito continuos en sus actividades feriales.