Messebauer in Nürnberg

Strategien und Optimierung für Ihren Messeauftritt in Nürnberg

Phase 1: Erste Schritte

• Messe evaluieren und auswählen: Wägen Sie Ihre Möglichkeiten sorgfältig ab und wählen Sie die Messe, die am besten zu Ihren Zielen passt.
• Budget festlegen und genehmigen: Legen Sie Ihr Messebudget fest und holen Sie die erforderlichen Genehmigungen für Ihren Finanzplan ein.
• Anmeldung und Vertrag abschließen: Füllen Sie das Anmeldeformular für die Messe aus und schließen Sie den Vertrag ab, um Ihre Teilnahme zu bestätigen.

Phase 2: Zehn Monate vor der Messe

• Prüfung der Ausstellerunterlagen: Prüfen Sie das Paket mit den Ausstellerunterlagen sorgfältig und stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Formulare rechtzeitig ausgefüllt sind.
• Fordern Sie das offizielle Ausstellungsprogramm vom Veranstalter an, damit Sie Ihre Teilnahme strategisch planen können.
• Bestätigung der Teilnahme am Rahmenprogramm: Bestätigen Sie die Teilnahme Ihres Unternehmens an den relevanten Wirtschafts- und Wissenschaftsveranstaltungen der Messe.
• Kommunikation: Bleiben Sie in engem Kontakt mit den Organisatoren der Messe, um sich über Änderungen und Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten.

Phase 3: Sechs Monate vor der Messe

• Definieren Sie Ihr Ausstellungsangebot: Legen Sie genau fest, welche Produkte oder Dienstleistungen Sie auf der Messe ausstellen möchten.
• Reservieren Sie Ihren Platz: Sichern Sie sich Ihren Platz auf der ESBAU (Messe Nürnberg), um Ihre Sichtbarkeit zu maximieren.
• Erstellen Sie einen Werbeplan: Arbeiten Sie mit Werbe- und Marketingteams zusammen, um eine umfassende Werbestrategie für Ihre Teilnahme zu entwickeln.
• Geben Sie Veranstaltungspläne bekannt: Informieren Sie die Organisatoren über Ihre geplanten Veranstaltungen oder Aktivitäten, um eine reibungslose Koordination zu gewährleisten.

Phase 4: Vier Monate vor der Messe

• Stellen Sie Ihr Messeteam zusammen: Bestimmen Sie die Personen, die Ihr Unternehmen bei der Veranstaltung vertreten.
• Delegieren Sie Zuständigkeiten: Stimmen Sie sich mit den relevanten Abteilungen ab, um Rollen und Verantwortlichkeiten für einen kohärenten Vorbereitungsprozess zu verteilen.
• Budgetsitzung: Berufen Sie eine spezielle Sitzung ein, um das endgültige Veranstaltungsbudget zu überprüfen und zu genehmigen.
• Bereiten Sie die Öffentlichkeitsarbeit vor: Verfassen Sie mit Hilfe Ihres Werbe- oder PR-Teams überzeugende Pressemitteilungen.
• Standdesign und -materialien: Fertigstellen des Standdesigns und Erstellen von Werbematerialien für die Veranstaltung.
• Einladungen besorgen: Besorgen Sie sich Einladungskarten von den Veranstaltern, um sie zu verteilen.
• Logistische Planung: Unterkunfts- und Reisearrangements organisieren, einschließlich Hotel- und Flugbuchungen.

Phase 5: Drei Monate vor dem Ereignis

• Marketing vor der Veranstaltung: Starten Sie eine gezielte Marketingkampagne, um Besucher an Ihren Stand zu locken.
• Kontaktieren Sie die Medien: Versenden Sie Pressemitteilungen an die Printmedien, um Vorfreude und Interesse zu wecken.
• Überwachen Sie den Fortschritt: Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Fortschritte anhand des Zeitplans, um einen kontinuierlichen Fortschritt zu gewährleisten.

Phase 6: Zwei Monate im Voraus

• Bereitschaftsbewertung: Führen Sie eine umfassende Besprechung mit Ihrem Messeteam durch, um Ihre Bereitschaft zu bewerten und die Bemühungen mit anderen Geschäftsbereichen zu synchronisieren.
• Marketing verstärken: Verstärken Sie Ihre Marketinganstrengungen im Vorfeld der Veranstaltung, indem Sie personalisierte Einladungen an potenzielle und bestehende Kunden versenden.
• Feinabstimmung des Personaleinsatzes: Definieren Sie den Personalplan, die Arbeitsbedingungen und eventuelle Regelungen für Aushilfskräfte.
• Bereiten Sie die Kommunikation nach der Veranstaltung vor: Material für die Kommunikation mit den Kunden nach der Messe vorbereiten.
• Reise und Unterkunft bestätigen: Bestätigen Sie die Unterkunfts- und Reisebuchungen, einschließlich Hotelaufenthalte und Flugdetails.

Phase 7: Ein Monat vor der Veranstaltung

• Organisieren Sie Schulungen: Organisieren Sie Schulungen für Ihre Mitarbeiter, um ihnen die erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnisse zu vermitteln.
• Erinnerungsschreiben versenden: Versenden Sie Erinnerungsschreiben, um die Teilnahme und Anwesenheit zu fördern.
• Bestellen Sie benötigte Dienstleistungen: Bestellen Sie wichtige Dienstleistungen und Ausrüstungen, z. B. Ladehilfe, Sicherheit und technische Ausrüstung.
• Beschaffung von Ausweisen und Versicherungsschutz: Beschaffung der Ausstellerausweise und Abschluss der erforderlichen Versicherungen.

Phase 8: Innerhalb von zwei Wochen

• Personal vorbereiten: Beginnen Sie mit einer umfassenden Schulung Ihres Personals, um sicherzustellen, dass es gut auf die Veranstaltung vorbereitet ist.
• Treffen koordinieren: Setzen Sie sich mit potenziellen Kunden und Partnern in Verbindung, um Termine für die Veranstaltung zu vereinbaren.

Wenn Sie diese Schritte gewissenhaft befolgen, schaffen Sie eine solide Grundlage für einen erfolgreichen und effektiven Messeauftritt in Nürnberg.

Phase 9: Der letzte Countdown

• Schließen Sie Ihre Vorbereitungen ab: Stellen Sie sicher, dass alle offenen Fragen bis kurz vor der Veranstaltung geklärt sind.
• Probelauf: Führen Sie einen Probelauf Ihres Standaufbaus durch, um mögliche Probleme zu erkennen und notwendige Anpassungen vorzunehmen.
• Bestätigen Sie die Logistik: Bestätigen Sie alle logistischen Vorkehrungen, einschließlich Transport, Ausrüstung und Material.
• Koordinieren Sie das Personal: Besprechen Sie die Aufgaben und Zuständigkeiten mit Ihren Mitarbeitern, um sicherzustellen, dass alle an einem Strang ziehen.
• Halten Sie vor der Veranstaltung eine Besprechung ab: Bringen Sie Ihr Team zu einem umfassenden Briefing zusammen, um die Arbeit zu synchronisieren und eventuelle Bedenken in letzter Minute auszuräumen.

Phase 10: Showtime

• Früh ankommen: Kommen Sie früh am Veranstaltungstag an, um Ihren Stand aufzubauen und sicherzustellen, dass alles an seinem Platz ist.
• Teilnehmer einbinden: Schaffen Sie eine einladende Atmosphäre an Ihrem Stand, um Besucher anzuziehen und einzubinden.
• Vernetzen Sie sich und knüpfen Sie Kontakte: Nutzen Sie die Gelegenheit, sich mit potenziellen Kunden, Partnern und Branchenkollegen zu vernetzen.
• Organisieren Sie Veranstaltungen: Führen Sie Ihre geplanten Veranstaltungen wie Präsentationen, Vorführungen oder Workshops durch.
• Leads sammeln: Sammeln Sie aktiv Kontaktdaten und Leads von interessierten Besuchern.

Phase 11: Aktivitäten nach der Messe

• Nachbesprechung mit dem Team: Versammeln Sie Ihr Team nach der Veranstaltung zu einer Nachbesprechung, um zu besprechen, was gut gelaufen ist und wo noch Verbesserungsbedarf besteht.
• Follow-up: Nehmen Sie Kontakt zu den Interessenten und Kontakten auf, die Sie während der Veranstaltung gewonnen haben, und senden Sie ihnen personalisierte Nachrichten.
• Leistungsbewertung: Bewerten Sie den Erfolg Ihrer Teilnahme, indem Sie Schlüsselindikatoren wie Lead-Generierung, Engagement und ROI analysieren.
• Sammeln Sie Feedback: Sammeln Sie Feedback von Ihrem Team und den Teilnehmern, um Erkenntnisse für zukünftige Verbesserungen zu gewinnen.
• Planung für das nächste Jahr: Beginnen Sie mit der strategischen Planung für Ihre nächste Veranstaltung und berücksichtigen Sie dabei die gewonnenen Erkenntnisse und neuen Möglichkeiten.

Wenn Sie diese Phasen sorgfältig durchlaufen, stellen Sie sicher, dass Ihre Messe ein Erfolg wird, und legen den Grundstein für weiteres Wachstum und den Erfolg Ihrer Messeaktivitäten.